≪郵便管理に使用するスプレッドシートについて≫
◇郵便物はスプレッドシート「【社】通信記録簿」と「郵便管理リスト」で管理しています
（格納場所：G:\共有ドライブ\0000_全社共有\01_業務共有\06_コーポレート本部\13_郵便通信記録）
◇「【社】通信記録簿」はどんな時に使う？
・社労士法人メンバーが郵送物を送るとき
＆社労士法人メンバー宛の返信用封筒が届いたとき：
⇒【社】通信記録簿の「通信記録（送るとき） 」シートに入力する
◇「郵便管理リスト」はどんな時に使う？
・株式会社or 税理士法人メンバーが郵送物を送るとき
＆株式会社or 税理士法人メンバー 宛の返信用封筒が届いたとき
⇒郵便管理リストの「通信記録（送るとき） 」シートに入力する
・キャシュモグループ全メンバーの郵送物が届いたとき：
⇒郵便管理リストの「宅配記録＜メール送信用＞ 」シートに入力する
※メール送信後、「宅配記録（受け取ったとき） 」にデータを転記して管理しています
≪郵送時の流れ≫
1.郵送物の用意をする（返信用封筒がある場合は切手を貼り同封）
参考：宅配便出し方
2.スプレッドシート（以下各リンク）の「通信記録（送るとき） 」シートを入力をする
★社労士法人の方：【社】通信記録簿 （←クリックする）
①F列以外、A～I列（対応日～返信）を入力する
②Wチェック者に、宛先と中身を確認してもらう
③Wチェック者は、自分の名前をF列（Wチェック担当者）へ入力する
★株式会社・税理士法人の方：郵便管理リスト （←クリックする）
A～G列（対応日～返信）を入力する
※レターパック、特定記録、書留のように控え番号が発行される場合
⇒E列「レターパックNo. 特定記録No.等 」へ、忘れずに入力する
※「返信」無を選択するとグレーアウトされる
3.キャビネ右上段の各BOXに郵送物をいれる
（キャビネの場所：執務室の外への入口の前にある黒いキャビネ）
「郵便BOX」・・・郵便物をいれる
「宅配BOX」・・・宅配物をいれる
※大きい宅配物はその近辺に置く
4.「郵便BOX」は、毎日退社時に確認。郵送物があればポストへ投函する ⇦全従業員対応
※「宅配BOX」や大きな宅配物は、毎日のヤマト集荷時にお渡し
≪郵便が届いたときの流れ≫
A.配送業者から直接郵便物を受け取った場合
配送業者から郵便物を受け取り、下記B.毎日の郵便チェック（担当者が対応）の2.以降を対応する
B.毎日の郵便チェック（担当者が対応）
やること：毎日キャシュモ宛に届いた郵便を取りに行き、スプレッドシートに入力して、各BOXに入れる。
タイミング：11:00以降（早すぎるとまだ届いていないので注意）
担当シフト：（月）永井・小林 、（火）小林 、（水）中村 、（木）コーポ、（金）菊地
※在宅や休暇時等の代打は西川にチャットで依頼
やり方
1.鍵を持ち、B1階の郵便受けへ行く
鍵の保管場所：執務室入口のキャビネ右上以下の写真の場所
※必ず同じ場所に戻してください※
郵便受けの場所
2.郵便物は下記以外すべて開封する（中身でDM・担当者判断する）
・「親展」
・キャシュモの法人宛「日本年金機構」（お客様の名前なし）
・キャシュモの法人宛 「協会けんぽ」 （お客様の名前なし）
・キャシュモの法人宛かコーポ宛の役所から届く書類（親展以外も）
3.郵便管理リスト （←クリックする） を開く
4.「宅配記録（メール送信用）」シートD・E列以外を入力する（D列は関数で入力され、E列はメール送信後自動入力される）
【ルール】
・「親展」や「日本年金機構」、「協会けんぽ」は空けずにコーポBOXへ
・返信用封筒（社労士法人も含む）も入力する
・書留郵便なども入力すること！
・DMチラシは入力不要⇒シュレッダーにかけるかゴミ箱へ
・定期購読している税務の本が届いたら、本棚へ
・宛先について
担当者が不明：Mykomonにて担当を検索（もしくは以下青文字※箇所）。
お客様ではなかったら、宛先はコーポ（コーポBOXへ）
梶井さん宛、原剛さん、コーポメンバー宛：宛先はコーポ（コーポBOXへ）
法人宛：Mykomonにて担当者を確認して、不明な場合は宛先はコーポ（コーポBOXへ）
※以下のお客様からの郵送物は、MyKomon 記載より優先して、以下の方に担当へ
・株式会社ネオクリエイトさま、ＰＣコンサルティングさま⇒先濱さん
・プリンスホールディングスさま⇒山田さん
・プリンス関連は税理士法人以外のご担当者へ
⇒MyKomonで確認すると税理士法人の方が主担当のことがありますが、上記をご参考ください
上記以外、基本はMyKomon主担当ご参考でOKです
《コーポ宛の宛先人入力方法》
①以下の総務アドレスをコピーして宛先人に入力する
soumu@cashmo.co.jp
②「Tabキー」⇒「Enterキー」を押してメールアドレス列に自動入力されたらOK
5.返信用封筒は、以下を対応する
☆社労士法人以外の返信用封筒（親展以外）は…
⇒「通信記録（送るとき）」シートへの入力を対応する
①白い行（G列：返信「有」だけどH列：受領日がブランクの行）から該当の差出人＆内容の行を探す
②該当の行に、H列：本日の日付、I列：受領担当者（自分の名前）を入力する
※H列受領日を入力するとグレーアウトします
※もし担当者が通信記録に入力されていなかった場合は、入力を促す
☆社労士法人の返信用封筒は…
⇒【社】通信記録簿 （←クリックする）の「【社】通信記録（送るとき） 」シートへ入力する
①白い行（I列：返信「有」だけどK列：受領日がブランクの行）から該当の差出人＆内容の行を探す
②該当の行に、J列：本日の日付、K列：受領担当者を入力する
※J列受領日を入力するとグレーアウトします
※もし担当者が通信記録に入力されていなかった場合は、入力を促す
6.郵便物は対象部署のBOXへ。BOXに入らないサイズのものは担当者に直接お渡しかチャットにてどうするか本人に確認する
7.担当者に「郵便物が届きました」のメールを送るため、以下を対応する
やり方
①「宅配記録＜メール送信用＞ 」シートを開き、入力内容（特に宛先人）に間違いがないか再度チェックする！
②表の右にある「メール送信ボタン」を押す ※エラー「Exception:無効なメール・・・」は無視してください
8.「宅配記録＜メール送信用＞ 」 シートのメール通知対応が「送信済み」になっているか確認する
※間違った相手にメールを送ってしまった（宛先の入力が違っていた）場合
⇒チャットで相手にご連絡＆正しい相手の内容で手順4.～11.を対応する（転記後、日付が前後してもOK）
9.「宅配記録＜メール送信用＞ 」 のデータを「宅配記録（受け取ったとき） 」に転記するため、表の右にある「転記ボタン」を押す 
10.「宅配記録（メール送信用） 」 のデータがすべて「宅配記録（受け取ったとき） 」に移行されていることを確認したらOK
≪郵便物届きましたのお知らせメールを受信したら≫
1.郵便物を受け取った人からメールが届く
2.所属の法人BOXから郵便物を早めに取りに行く
※自分の担当じゃなかった場合※
早めに、メールの差出人（郵便物を受け取った人）にチャットで、正しい担当者をご連絡する